Planejando uma Festa Semana a Semana
Planejar uma festa pode se tornar muito cansativo, principalmente se tudo é deixado para o último minuto.
Assim, bolamos uma maneira infalível para ajudar você a planejar o seu evento, sem acrescentar qualquer stress ao seu dia a dia!
Então, vamos lá!
Faça um arquivo (no computador, ou num caderno) anotando todos os passos do planejamento. Este é o primeiro passo, e o mais importante! Escreva tudo o que você vai precisar fazer, na forma de Check List (ver modelo abaixo).
Não esqueça que quanto antes você iniciar os preparativos, mais vai diluir os gastos. Porque todos os fornecedores exigem pagamento até a data do evento.
Seis semanas antes do grande dia! • Escolha um tema.
• Faça uma lista de convidados.
• Escolha uma data e hora.
• Decida se será em local aberto ou fechado.
• Decida se você vai fazer a festa em casa, salão de festas, num clube, ou numa casa de festas, e reserve (se a festa for em casa de festas, melhor fazer a reserva de 6 a 3 meses antes, para não correr o risco de já estar reservado para a sua data).
• Decidir sobre as atividades do dia: o tempo para comer, jogos, brincadeiras, animação, balão para estourar com lembrancinhas. Não esqueça, festa de criança precisa de diversão. Não se deve fazer festa de criança sem animação ou brincadeiras, pois crianças não vão às festas para ver a decoração ou comer. Diversão é fundamental!
• Enviar um “guarde a data” por email para os convidados, já informando a data e horário da festa.
• Encomendar os convites.
• Encomendar as lembrancinhas se você escolher produtos personalizados ou mais sofisticados e que precisem ser feitos à mão.
Quatro semanas antes do grande dia! • Enviar os convites, pedindo que as pessoas confirmem a presença. Coloque uma lista das pessoas que você convidou ao lado do telefone para gravar as respostas. Melhor ainda, use o sistema de email para enviar uma cópia digital do convite e já pedir as confirmações. Fica super prático!
• Comprar/encomendar suprimentos, incluindo lembrancinhas, decoração, descartáveis, enfeites (isopor, painéis, toalhas, enfeites de mesa, balões).
• Contrate o entretenimento, sempre com contrato escrito e recibo (ou seja, DJ, mágico, palhaço, cama elástica, piscina de bolinhas, pintura artística, contação de história, escultura de balões, apresentação de personagens etc.)
Três semanas antes do grande dia!
• Certifique-se de que comprou/alugou todos os ingredientes das brincadeiras que pretende fazer (por exemplo, lembrancinhas do balão para estourar, folhas de desenhos para colorir, brindes para distribuir como colares pisca pisca, máscaras, maracas etc).
• Se a festa for feita em casa, solicitar já a ajuda de familiares e amigos (para arrumar as mesas, limpar, ajudar nos jogos, tirar fotos, atender telefones/interfones e portas, colocar nome nos presentes, entregar lembrancinhas).
• Se a festa for em casa de festas, confirmar todos os serviços (inclusive o número de garçons).
Duas semanas antes do grande dia! • Se você ainda não recebeu nenhum RSVPs, envie um email para confirmar as presenças.
• Escolha prêmios e brindes para os jogos.
• Encomende o bolo e escolha/compre a vela.
• Encomende a comida (salgados e doces).
A revista Crescer tem uma calculadora bem legal, vale a pena conferir:
http://editora.globo.com/pesquisas/quiz_crescer_051107.htm• Confirme todos os serviços contratados.
Uma semana antes do grande dia! • envie um email para os convidados, para lembra-los do grande dia, com indicações do endereço.
• Compre cartões de memória, baterias, tudo que for necessário para registrar a festa, e peça câmera emprestada se for o caso.
• Compre os ingredientes da comida se for fazer em casa.
• Verifique se você tem lembrancinhas suficientes de acordo com as confirmações. O ideal é ter sempre lembrancinhas a mais, pois algumas pessoas levais mais do que uma, ou ainda levam algum amiguinho do filho junto. O ideal é 15% de sobra, para não correr o risco de alguém ficar sem lembrancinha. Conte uma por criança (e não por família), e também pense em lembrancinhas para quem não tem filhos.
• Prepare todas as brincadeiras.
• Confirme com os familiares e amigos ajudantes se ainda vão poder participar e quais serão suas funções (uma das funções mais importantes e que precisa ser bem combinada é a da pessoa responsável por tirar as fotografias).
Um dia antes do grande dia! Para festas em casa, prepare a comida com antecedência. Se alguma coisa não pode ser cozida com antecedência e requentada, agora é a hora de fazê-la. Quanto mais ajuda você tiver, menos trabalho e stress. Se puder, contrate ajudantes. À noite, quando tudo estiver pronto, limpe a casa e comece a decoração do que for possível. Se for decorar com balões, tenta já deixar tudo pronto, e compre uma bomba pequena (nada de encher balão com a boca!).
Se você alugou um salão ou casa de festas, geralmente você pode pedir para entrar na noite anterior, desde que não tenham um evento antes do seu.
Faça tudo o que puder nesse dia, para sobrar um tempinho para você se arrumar antes da festa! Afinal, você não quer parecer cansada e acabada no grande dia, não é mesmo!
No grande dia! • Peça para alguém pegar o bolo.
• Se não tiver ainda enchido os balões, faça isso de seis a quatro horas antes do evento (não deixe pra última hora).
• Verifique se há alguma comida nas mesas para os convidados irem beliscando desde o início da festa (nunca deixe toda a comida para depois dos parabéns, porque ninguém aguenta ficar uma ou duas horas esperando para comer).
• Na hora da festa, deixe as bebidas disponíveis (se não tiver garçon)
• Arrume as crianças, e depois se arrume, próximo do horário da festa.
• Verifique com familiares e amigos se está tudo em ordem para suas funções (receber presentes, tirar fotos, servir a comida etc).
• DIVIRTA-SE!
Semana após o grande dia! Enviar notas de agradecimento a todos os ajudantes e aqueles que deram presentes! Uma boa ideia é enviar um foto do convidado por email, agradecendo a presença e a ajuda. Não custa nada, e é super educado.
